מבחינת ארגונים וגופים עסקיים, כנסים וימי עיון הינם דרך נפלאה לתקשר עם עובדים, ספקים ולקוחות (קיימים או עתידיים), להעביר להם מידע באופן ויזואלי ומרוכז, וגם, כמובן, לאפשר את המפגש האישי, אחד על אחד, ביניהם לבין נציגי הארגון.
למרות שכנסים, בד”כ, כוללים, לו”ז דחוק וצפוף, לרוב, אין מדובר במרתון של הרצאות-תוכן רציף, אלא במספר מוגבל של הרצאות, אשר ביניהן משובצות אתנחתאות כמו הפסקות קפה, ארוחות (בוקר, צהריים וערב – תלוי באורכו של הכנס) וחלק בידורי. כל אחד מפרקי זמן אלה מאפשר למוזמנים לכנס לאוורר את מוחם, בין הרצאה אחת לשנייה.
למה מסובך להפיק כנס עסקי?
מאחר וההרצאות הן לב-ליבו של הכנס, הקפדה על איכות הצליל והויזו’אל הינה הכרחית ליצירת כנס מוצלח. במיוחד כיום, כאשר לרשות המתעניינים בכל נושא, עומדות חלופות נוחות כמו TED, יוטיוב (ובכלל, רשת האינטרנט כולה). הפקת כנס בימינו הפכה למסובכת יותר מבעבר, שכן היא דורשת מהמארגנים יצירתיות ויכולת ירידה אף לפרטים הקטנים ביותר. פרטים כמו איכות ציוד הגברה, שבעבר, ניתן היה להקפיד עליו פחות.
מהו ציוד הגברה המוגדר כהכרחי לכנס?
- זוג רמקולים (או יותר) – גודל השטח שיצטרך הסאונד לכסות הוא הקובע את מספר הרמקולים אשר יידרשו. לרוב, נהוג להפריד בין הרמקולים המיועדים לאולם הכנס עצמו (אשר חייבים להיות באיכות מעולה, על מנת להעניק לשומעים חוויה מרבית) ובין הרמקולים המפוזרים בשטח שמסביב לאולם, בו יתבצע המינגלינג, הפסקת הקפה וכד’. רמקולים אלה אמנם אינם חייבים להיות סופר-איכותיים, אבל גם הם חייבים להיות טובים ואמינים.
- חצובות לרמקולים – קיבוע הרמקולים חייב להיעשות באופן מקצועי ובטוח, על מנת למנוע תאונות כמו קריסת חצובה בשל רמקול כבד מידי, היתקלות של אחד המוזמנים בחצובה וכד’.
- מיקרופונים – בנוסף למיקרופון המחובר לסטנד שעל דוכן הנואמים (אשר יכול להיות מיקרופון אלחוטי או חוטי), יתכן שתזדקקו גם למיקרופון מדונה אלחוטי או מיקרופון דש, בהתאם להעדפת המרצים או הנואמים בכנס.
- מערכת הגברה – מרכז בקרת קול או מיקסר (עם מספיק יציאות וכניסות) שיאפשרו ניטור הסאונד בהרצאה מבחינת גובה הצליל, סינון רעשים נלווים, באלאנס וכד’.
- מחשב המכיל מוסיקת רקע – הזכרנו את המינגלינג והפסקות הקפה שבין ההרצאות, זהו הזמן למוסיקת הרקע. כמובן שסוג המוסיקה צריך להתאים לאופיו של הכנס ולמוזמנים אליו. למשל, מוסיקת הרקע לכנס אידיאולוגי/פוליטי תכיל שירים קצביים וסוחפים (לרוב, כאלה שהם בעלי מסרים אופטימיים) ואילו כנס עסקי ילווה במוסיקת רקע רגועה יותר, שלא תמשוך תשומת לב מיוחדת (כנעימות בנבל וחליל, למשל).
פרט נוסף ואחרון
כנסים והרצאות רבים כוללים גם מצגות וסרטונים ממחישים, ולא רק מלל תוכני. במקרה כזה, יש להיערך מבחינת השכרת ציוד מתאים, אשר כולל מסך ומקרן. במידה והמצגות והסרטונים כוללים סאונד, יש לדאוג לחיבור ציוד ההגברה לאמצעי המקרין אותם.
כפי שניתן לראות, לכל כנס ישנו ציוד הגברה ספציפי, אשר ישרת את מטרות מארגניו בדרך הטובה ביותר. אנחנו בביט נעמוד לרשותכם בייעוץ בכל שאלה או דילמה שתצוץ במהלך בחירת הציוד הנדרש.
