הלוואי ויכולנו להתנהל בעולם בו האפשרויות אינן מוגבלות, לרכוש כל מה שאנחנו רוצים, לשכור את כל השירותים הנחוצים לנו. אבל, המציאות היא כזו שתמיד, לא משנה מה נעשה, מה נארגן, או מה נתכנן, הקריטריונים הקובעים, בסופו של דבר, יהיו אלה הנוגעים לכסף:
"כמה זה עולה לי?", "האם זה משתלם?", "האם אנחנו יכולים להרשות זאת לעצמנו?", "איך זה משתלב בתקציב שלנו?" "על חשבון מה זה יבוא?". כמובן שתמיד ניתן להיתמם ולומר, כי אנחנו משקיעים בכל דבר בדיוק כמה ששווה לנו להשקיע בו, אבל, כאשר אתם מארגנים אירוע ויש לכם תקציב נתון, "שווה" איננו נותן לכם מושג על היקף התקציב שיידרש לכל אחד מהסעיפים, למשל, ציוד הגברה ותאורה.
בעת תכנון אירוע – כיצד יודעים איזה תקציב להקצות לכל סעיף?
כלל האצבע בארגון אירועים קובע, כי ישנן הוצאות שהיקפן משתנה בין אירוע (או מסיבה) אחד לשני, אבל הן חייבות להופיע בתקציב, מאחר ואירוע איננו יכול להתקיים בלעדיהן. על סוג ההוצאות הזה נמנים, למשל, מזון ושתייה. בנוסף, ישנן הוצאות שהינן ייחודיות לאירועים מסוגים מסוימים מאד (כמו התשלום עבור הזמנת הרב לברית מילה או לחתונה או כתובה ייחודית לחתונה). הסוג השלישי של ההוצאות, הוא ההוצאות שקשורות ישירות באופי שאתם רוצים להעניק לאירוע שאתם מארגנים (להבדיל מסוגו). וכאן נסביר: לדוגמה, בבר/בת מצווה של ילדים שאוהבים מאד מוסיקה, למוסיקה יהיה חלק משמעותי ומכתיב באופיו של האירוע, ולכן, סעיף ציוד הגברה ותאורה, קריוקי או די ג'יי, יהווה בתקציב סעיף משמעותי ויהיה לו משקל גדול יותר מאשר באירועים אחרים, בהם המוסיקה נוטלת חלק קטן יותר או בהם היא משמעותית פחות.
איך יודעים לאיזה תקציב כולל נזדקק באירוע?
כאן, ישנן מספר אסכולות: האסכולה הראשונה טוענת כי "יעלה כמה שיעלה, אנחנו נרים אירוע פיצוץ!", שזה נחמד, אם כי קצת לא מציאותי, אלא אם אתם נצר אבוד למשפחת רוטשילד 🙂 . האסכולה השנייה, והיא ההגיונית יותר, גורסת כי התקציב ייקבע לאחר עריכת רשימת הדברים הנדרשים לאירוע וביצוע של סקר שווקים מקיף על כל אחד מסעיפים. אולם, גם כאן, אתם צריכים לזכור להוסיף טווח ביטחון של עד כ-20% מהתקציב, מאחר ורק לעיתים רחוקות, ההערכות התקציביות של מי שאיננו עוסק בארגון אירועים כמקצוע, תהיינה מדויקות והוצאות תשארנה בגבולות התקציב המתוכנן.
לסיכום:
תקציב עלול להוות מגבלה רצינית בתכנון אירוע, במיוחד כאשר הוא מצומצם, אבל בתחום האירועים כיום, לכל סעיף "יקר" בתקציב ישנן חלופות רבות אחרות, זולות ומשתלמות יותר. יחד עם זאת, מומלץ תמיד לבדוק את החלופות הזולות יותר לעומקן, על מנת שלא תופתעו לגלות, ממש בערב האירוע, כי לכך שהחלופה זולה יותר, יש סיבה טובה (כמו ציוד ישן ולא אמין), שעלולה לקלקל את האירוע שלכם.
