מפיקים אירוע בטבע? 5 דברים שצריך לקחת בחשבון

מתכננים חתונה, בר מצווה או אפילו כנס עסקי והחלטתם לקיים אותו בחיק הטבע ולא באולם “מרובע” ושיגרתי? לפניכם עומדות שתי אפשרויות: שכירת שירותיו של מפיק אירועים מקצועי, או הפקת האירוע בעצמכם.

השכרת ציוד להפקת אירוע

לכל אחת מהדרכים יתרונות וחסרונות משלה, אולם, אם אתם שייכים לאנשי ה”עשה זאת בעצמך”, עד מהרה תגלו, שהפקת אירוע בטבע בעצמכם איננו מבצע מסובך כפי שחשבתם, וחלק גדול מהעלויות הכרוכות בהפקה “מקצועית” עשויות להצטמצם בצורה ניכרת, כאשר אתם הם אלה שבודקים, מבררים ומחליטים.

5 פרמטרים שעליהם יקום וייפול אירוע מוצלח

1. מיקום: גם אם תמיד חלמתם להתחתן על המצדה, באמצע פארק הירקון או בגינת הכלבים הסמוכה, עדיין יש להתאים את המיקום לסוג האירוע

(סדנה קולינרית, למשל, לא מומלץ לקיים בקרבת חוות סוסים או באזורים רוחשי זבובים אחרים), לנוחות כלל המשתתפים (מצוק הדורש סנפלינג, למשל, יקשה על סבתכם בת ה-90 להשתתף בשמחתכם), רמת הרעש באירוע (אירועים רועשים רצוי להרחיק ממקומות ישוב, על מנת לחסוך את עגמת הנפש שבתלונות) ולנגישות הגעת הציוד למקום (כשצריך למקם את הריהוט, הגנרטור, ציוד הגברה וציוד התאורה רצוי שהאזור יהיה נגיש למעבר רכב קרוב ככל האפשר למקום האירוע עצמו).

אישורים והיתרים: אירוע בחיק הטבע דורש אישורים מרשויות שונות, לפי סוג האירוע ומיקומו. הדרך הקלה ביותר היא פניה למשטרה והודעה על הכוונה לקיים אירוע. במשטרה יספקו לכם את רשימת הגופים מהם נדרשים האישורים לביצוע האירוע (מועצה אזורית, מנהל מקרקעי ישראל, קק”ל, מכבי אש וכד’). במידה והאירוע כולל בישול במקום במטבח מבוסס גז, תזדקקו גם להיתרים מתאימים לכך.

2. ציוד תאורה בשטח: אם האירוע שלכם מתוכנן לשעות הערב, (או לשעות אחר הצהריים ועלול לגלוש לערב) תזדקקו לתאורה בשטח וכמובן ציוד תאורה מתאים. אם מדובר בהופעה על במה מרכזית או במספר זירות, בנוסף לתאורה הכללית, אשר תמנע מהמוזמנים לגשש את דרכם באפלה, תזדקקו גם למספר פרוז’קטורים (על סטנד או בלעדיו), פאר לדים צבעוניים (עם סטנד או ללא), תותח אולטרה, או כל תאורה אחרת, שתגביר את אפקט המוסיקה ותעשה שמח גם בעיניים ולא רק באוזניים.

3. ציוד הגברה בשטח: גם אם אתם מתכוונים לקיים את האירוע שלכם לאור המדורה, כאשר מדובר באירוע שלא באולם סגור, תזדקקו למערכת הגברה. שטח פתוח “מפזר” את הקול ולכן, חשוב לתכנן מראש את המיקום שבו יהיה ציוד הגברה, כך שהמוסיקה והקול יגיעו לכל מקום אליו אתם רוצים שיגיעו.

4. ציוד חשמל בשטח: פעולתם של רכיבי התאורה, מערכת ההגברה וציוד נוסף התלוי בסוג האירוע (מקרנים ומסכים, במקרה של כנסים ואירועים עסקיים, למשל) מבוססת על מקור מתח חשמלי. בטבע כמו בטבע אין שקעי חשמל זמינים, ולכן, יש צורך לשכור גנרטור בהספק המתאים לצרכי האירוע. על השיקולים בבחירת הגנרטור המתאים לכם.

הפקת אירוע בעצמכם יכולה להיות הצלחה מסחררת (וכיף ענק עבורכם ועבור המשתתפים) או כשלון צורב. הכנה מקדימה ושכירת ציוד אמין בחברה מקצועית ומנוסה, אשר אף תסייע לכם בטיפים והנחיה מניסיונה, יכולות לצמצם בצורה ניכרת את הסיכון שבכישלון.

שיתוף ברשתות חברתיות: