לא תמיד ניתן לנו זמן התרעה מוקדמת של כמה חודשים להתכונן לאירוע. החיים שלנו דינמיים ומשתנים מרגע לרגע, ולפעמים, אנחנו צריכים לאלתר מהשרוול אירוע מוצלח. ברור שאם יש לכם זמן להכין את הכל מראש, לחשוב, לבחון, להחליט, דברים עשויים להיראות מתוקתקים יותר, אבל הרמת כוסית לרגל קידום, חתונה בהפתעה ואירועים דומים, אינם קורים תמיד באופן מתוכנן, כפי שהיינו רוצים שיקרו. לכן, גם אם מדובר באירוע מאולתר, נעשה כל מה שביכולתנו כדי שיהיה מוצלח ככל האפשר.
איך מארגנים אירוע לא מתוכנן?
מיקום – קשה למצוא אולם פנוי מהיום לעוד יום או שבוע, ובמידה ובכ”ז תצליחו – הדבר עלול לבוא לידי ביטוי במחירו הגבוה או באיכותו הירודה, כך שזו נחשבת לנקודה כאובה למדי. עם זאת, במקרים רבים, אופיו של האירוע מכתיב את מיקומו. למשל, הרמת כוסית לרגל קידום יכולה להתרחש במשרד או בפאב, חתונת-בזק יכולה להיחגג במסעדה, פאב או אפילו בבית וכן הלאה.
מזון – למרות הזמן הדוחק, נסו להציג מבחר מגוון ככל האפשר של מנות. במידה ומשימה זו כבדה מידי עבורכם, תוכלו לחלק משימות למשתתפים, אולם עדיין, הקפידו ליצור מגוון (אחרת אתם עלולים להיתקע עם עשרה סוגי פסטה וללא קינוח אחד לרפואה 🙂 )
מוזיקה – כאן, אסור לכם להתפשר. גם אם אינכם מתכוונים להזמין מפעיל קריוקי או די ג’יי לאירועים, עדיין, תצטרכו לספק מוסיקה כלשהי, אפילו כרקע לאירוע עצמו. אמנם, אנשים אוהבים לעשות מינגלינג ולשוחח בינם לבין עצמם, אבל עדיין מוזיקת רקע כלשהי נדרשת. תוכלו לצרוב מספר דיסקים עם פלייליסט מתאים, או לחבר טלוויזיה ולכוון אותה לאחד מערוצי המוזיקה הידועים.במקרה זה אנו יכולים לספק לכם את הציוד! >> השכרת ציוד קריוקי
תאורה – במיוחד בשעות בין הערביים או הערב, תאורה יוצרת אווירה. השתמשו בה כדי להכניס את המוזמנים למוד הרצוי לכם. תוכלו להזמין ציוד תאורה מסוגים שונים ולמקם אותו בפינות שונות של האירוע, או להזמין פאר לד או אפקט לד דרבי שיפעלו בקצב המוזיקה, הכל בהתאם לסוג האירוע ולאווירה הרצויה לכם.
מוזמנים – גם כאן, כמו במיקום, במידה רבה, סוג האירוע מכתיב את רשימת המוזמנים. עם זאת, במקרים בהם לא מדובר במסיבת הפתעה, מומלץ לשבת עם בעלי השמחה ולשמוע מהם, את מי הם היו רוצים לראות סביבם ביום חגם. אירועי בזק, מעצם היותם פחות מתוכננים, נחשבים לאירועים מצומצמים ולא מרובי משתתפים, ולכן, יש במיוחד להקפיד על ה”פוליטיקה” הבינ-אישית. פתרון טוב יכול להיות מקומות ישיבה שאינם מסומנים, כך שכל אחד מהמוזמנים רשאי להחליט בעצמו היכן ועם מי הוא רוצה לשבת במהלך האירוע.
לסיכום:
אירוע לא מתוכנן הוא אירוע, שמצד אחד, כל מה שעלול להשתבש – אכן יכול להשתבש בו, מצד שני, הוא מהווה אתגר, שבמידה ותעמדו בו בכבוד – בהחלט תוכלו לטפוח לעצמכם על השכם בגאווה. 🙂
