אירוע, בכל סדר גודל שהוא, דורש היערכות מדוקדקת ומפורטת. אבל, כאשר מדובר באירוע פרטי או באירוע קטן, באופן בלתי מודע, אנחנו נוטים להקל ראש בחשיבותו. לכן, דווקא באירוע קטן וזניח (לכאורה), אותו אנחנו מארגנים בעצמנו (כי, מה? נוציא הון עתק על אירוע של 50 מוזמנים?) ישנם סיכויים גדולים להיתקל בכל מיני דברים קטנים ששכחנו או שנפלו בין הכיסאות במהלך התכנון.
בחירת האולם המתאים לאירוע קטן מהווה את אחד מאותם דברים חשובים, שאסור לנו לזלזל בהם.
אירוע קטן – אולם קטן
חלק מאולמות האירועים בנויים לאירועים גדולים בלבד, ולכן, שכירת אולם ל-500 מוזמנים כאשר אתם מתכננים אירוע ל-50 מוזמנים בלבד, מסננת לכם חלק ניכר מאולמות האירועים ופוסלת אותם כבר בשלב הראשון של הסינון. את שאר האולמות שנותרו ברשימה, תוכלו לבדוק לפי הפרמטרים הבאים:
- נגישות לכל המשתתפים – נגישות מתבטאת בשני מישורים: נגישות גיאוגרפית, שתאפשר לכל המוזמנים להגיע (למשל, עריכת אירוע באזור צפון הארץ, במידה וכל המוזמנים שלכם משם, אבל העתקתו למרכז הארץ, במידה והמוזמנים שלכם מפוזרים בכל רחבי הארץ). נגישות מהסוג השני הינה נגישות לבעלי מגבלות (ככיסאות גלגלים, לדוגמה), אשר אותה יש להציב כפרמטר לבדיקה מול אולם האירועים בשיחת הטלפון.
- חניה מסודרת – אנשים מגיעים לאירוע בדרכים שונות: תחבורה ציבורית, אוטובוסים מאורגנים ואף בכוחות עצמם ברכבם הפרטי. שתי שיטות ההגעה האחרונות מחייבות קיומה של חניה מסודרת בצמוד לאולם האירועים.
- ציוד קיים באולם – חלק מאולמות האירועים הקטנים מכילים ציוד להשכרה או ציוד קבוע מפריטים שונים (ציוד תאורה, ציוד הגברה, שולחנות מיוחדים וכסאות). לעיתים, יעמוד הציוד לרשותכם בחינם או בתוספת תשלום, אולם, במידה ואתם נזקקים לציוד מיוחד והציוד הקיים איננו מספק אתכם, תצטרכו לשכור אותו בעצמכם ואף לדאוג לשינועו למקום. למשל, ציוד הגברה במידה ואתם מתכננים אירוע המלווה במוסיקה (ולא הרצאה), תאורה מיוחדת וכן הלאה. מומלץ לבדוק זאת מול האולם כבר בשיחה הראשונה, מכיוון שהדבר רלוונטי לצורך חישוב העלות הכוללת של האירוע.
- מידת ההקפדה על כשרות – כידוע, לכשרות ישנן דרגות שונות (מהודר, מהדרין, בד”ץ וכן הלאה), עליה מקפידים חלק מאולמות האירועים. העניין רלוונטי עבורכם, מארגני האירוע, מכיוון שהוא עלול להכתיב לכם את הזמנתו של קייטרינג מסוים בעל הכשר זהה או שימוש בשירותי הקייטרינג של האולם עצמו, במידה וישנם כאלה.
- שעות הפעולה של האולם – ישנם אירועים, אשר, כיום, מקובל לערוך אותם בשעות היום (כבריתות וברית מילה) ולכן, ישנם גם אולמות המתמחים בעריכת אירועים בשעות היום. במקביל להם, ישנם אולמות אחרים הממוקמים באזורים מיושבים או אזורי מגורים, ועליהם חלות התקנות למניעת מפגעי רעש וחוקי עזר עירוניים שונים, היוצרים בעיה לערוך אירועים רעשניים מעבר לשעות מסוימות. אם אתם מתכננים אירוע בשעות הצהריים או בשעות הערב אשר עלול לגלוש לשעות הערב המאוחרות, יש לבדוק ולוודא כי בעיה זו איננה קיימת באולם שמוצא חן בעיניכם.
