כנסים, ימי עיון והרצאות מהווים דרך מעולה ליצור קשר בלתי אמצעי עם לקוחות של העסק, ספקים ואפילו עובדי החברה. בצד היתרונות המובהקים שיש לאירועים כאלה (שבירת שיגרה, הזדמנויות עסקיות וחברתיות ועוד), לאירועים כאלה, כאשר אינם מאורגנים כהלכה, יש סיכוי גדול מאד להתרסק במהלך התרחשותם, אם לא תקפידו על כל פרט, קטן ככל שיהיה.
4 טיפים יעילים להפקת כנס
- התאמה של מקום וזמן האירוע למטרתו ולקהל היעד – לדוגמה: אם אתם משווקים מוצרים שקהל היעד המוצהר שלהם הוא הורים (אבות ואמהות) ואתם מארגנים יום עיון ללקוחותיכם, התחשבו בלוחות הזמנים המוכתבים על ידי המוזמנים (לא בשעות אחה"צ/ערב, אלא בבוקר דווקא), במידה ולקוחות העסק שלכם הינם אנשי ונשות עסקים – לוחות הזמנים שונים, כמובן. כאשר מדובר בכנס שעיקרו פניה ללקוחות חדשים או חיזוק הקשר עם הקיימים – בחרו מקום מרשים, איכותי ומעוצב, בעוד שכאשר מדובר ביום עיון לעובדי החברה (שעוסק בפעילות החברה), תוכלו להסתפק באולם הרצאות צנוע יחסית.
- שמירה על רמת עניין גבוהה – אחת מנקודת הכשל הנפוצות בכנסים ובימי עיון היא מקטעים ארוכים מידי של הרצאות. הרצאות אלה גדושות בחומר, שבמקרה הטוב, מצליח לרתק את הנוכחים למשך זמן מה, אולם לאחר מכן, רמת הקשב והריכוז שלהם יורדת. במקרה הגרוע, הרצאות אלה מעוררות פיהוק מתחילתן. מומלץ לשבור רצפים של הרצאות ופאנלי מומחים בהפסקות שתאפשרנה למוזמנים לקום, להתהלך, לחלץ את עצמותיהם ולהתרענן. כמו כן, מומלץ לשלב קטעים קלילים יותר, שאינם קשורים לנושאו המקצועי של הכנס, כהופעת אמן אורח, תוכנית אומנותית וכד'.
- שתייה וכיבוד – מדובר בשני אלמנטים שלאיכותם ולגיוון שלהם משקל רב בהנאת המשתתפים מהאירוע, גם אם הם אינם מודעים לכך. אירוע עסקי באמצע היום, אמור לספק תחליף הולם לארוחת הצהריים שאותה היו אוכלים המשתתפים, אלמלא כיבדו בנוכחותם את האירוע שלכם, לכן, זה איננו סעיף שניתן לקצץ ולחסוך בו. בנוסף לארוחה, מומלץ לספק למשתתפים שתייה חמה וקרה וכיבוד קל להתרעננות, לפחות פעם אחת במהלך הכנס או יום העיון.
- ציוד נילווה – לאיכותו של הציוד המשמש את המציגים והדוברים בזמן ההרצאות והכנסים ישנה חשיבות רבה בזרימה של האירוע. מקרן שאיננו איכותי, מסך שאיננו מתאים בגודלו לאולם וציוד הגברה שאינו תקין הן רק אחדות מהתקלות המרגיזות אשר עלולות לצוץ ברגע הלא נכון ולקלקל את האירוע. אחד הדברים אשר נחשבים ללא נעימים עבור המארגנים, הוא הניסיון להשיג ציוד חלופי במהלך האירוע, או פתאום להיזכר שאתם זקוקים לגנרטור (ששכחתם להזמין). לכן, אם אין ברשותכם את הציוד הנדרש, בקרו באולם זמן מספיק לפני קיום האירוע וערכו רשימה של כל הציוד הדרוש לכם. בשלב שלאחר מכן, הקפידו לשכור את הציוד (ציוד הגברה, מקרן ומסך) רק מחברות מקצועיות, מוכרות ואמינות.
