אקולוגי וגם חסכוני: טיפים להפקת אירוע שמתחשב בכיס ובסביבה

את הפרויקטים שאנחנו מתקצבים בחיים אפשר לחלק לשני סוגים: כאלה שאנחנו יודעים בדיוק מה יהיה מניין ההוצאות בהם וכאלה שהתקציב שלהם הוא בבחינת נקודת פתיחה – אין לדעת מה בסוף יקרה בפועל. זה קורה בשיפוץ בית, בתכנון טיול גדול ואיך לא, גם בהפקת אירוע. 

האירוע הבולט במיוחד בקבוצה הזו הוא כמובן חתונה, אבל גם באירועים קטנים יותר בחיים, ימי הולדת, חגיגות למיניהן ואירועים עסקיים, יכול להיווצר פער גדול בין התקציב ההתחלתי וההוצאה בסופו של דבר. אז איך אפשר להפיק אירוע ששומר על התקציב המקורי? ואיך אפשר “על הדרך” להגדיל את הערך שאנחנו גוזרים מההשקעה הכספית שלנו? יצאנו לגלות. 

תקציב וסדרי עדיפות

הצמדות לתקציב מתאפשרת כאשר בוצע תכנון מקיף ונכון שמאפשר לגבש תקציב ריאלי. שבו בנחת וכתבו את כל מרכיבי האירוע: הוצאות השכרה, הסעדה, אנשי מקצוע כמו צלם, מאפרת או מפעיל בזמן האירוע, ציוד להשכרה, מתנות לאורחים וכן הלאה. גם אם אתם עוד לא יודעים מה מצב השוק, חשוב שיהיו לפניכם הפרמטרים כדי שלא תשכחו שום מרכיב. בנוסף, הגדירו סדר עדיפויות, למשל: האם יותר חשוב לכם להשקיע באוכל או בסאונד? אם מוזיקה וריקודים הם קריטיים, זכרו שצריך להשאיר תקציב לציוד הגברה להשכרה שיענה לסטנדרטים שלכם. זכרו שאף פעם אי אפשר לנצח בכל החזיתות. הגדירו מה הכי חשוב והשקיעו בגזרה הזאת.

סקר שוק

יש אנשים שאוהבים להסתמך על המלצות ויש שיעדיפו לכתת רגליהם על מנת לבחון ספקים רבים מכל תחום במו עיניהם. זכרו להשוות היטב את השירות או המוצר לא רק בשורה התחתונה, אלא גם ברמת הפריטים. אם יש פער משמעותי בין ספק אחד למשנהו, וודאו שאין הבדל באיכות השירות או בהיקף שתקבלו תמורת כספכם. יתכן למשל שקייטרינג אחד נתן לכם הצעה שכבר כוללת ציוד הגשה ואחר לא. שימו לב לפרטים הקטנים וכך גם תדעו על מה להתמקח.  הנה טיפ טוב שיכול לשרת אתכם במשא ומתן: לפעמים לספקים קל יותר להוסיף עוד שירות או לשדרג את המוצר תמורת אותו מחיר שכבר הוצע, מאשר לתת הנחה. חישבו יצירתי ואל תהססו להציע לספקים פתרונות משלכם לקונפליקטים שעלולים לעלות. 

לדעת לבקש עזרה

יש לכם חברים שטובים במשהו שאתם צריכים לאירוע? חברה שיכולה לעשות פינת הפעלה לילדים? חבר שהוא צלם? בקשו מהם שבמקום מתנה, יתרמו מכישרונם לאירוע. תרוויחו חסכון לצד מעורבות רגשית של כל המשתתפים – דבר שיעצים את השמחה וההתלהבות, באחריות. גם אתם יכולים לקחת חלק פעיל ולטפל בחלק מהצרכים בשיטת DIY. זו הזדמנות להוציא את הצד היצירתי שלכם ושל כל מי שתצליחו לרתום לטובת המשימה. סידורי שולחן יפים או קישוטים אחרים, מתנה לאורחים, חלק מהאוכל וכי”ב.

וודאו כמויות

יש לנו לפעמים נטייה קצת להגזים וזה קורה הרבה בגזרת האוכל. מי לא מכיר את הרגע שנשארים עם המון אוכל עודף ומתחילים בדיונים של “מי לוקח הביתה שאריות?” בסופו של דבר, בהרבה מקרים אוכל וכלי הגשה חד פעמיים נזרקים, מיותר לכיס ומיותר לסביבה. ברור שאתם לא רוצים שיחסר ואתם לוקחים מקדם ביטחון, וזה חיוני ונכון, רק שימו לב לעצור בזמן. 

אנחנו כאן לסייע ולייעץ בכל שאלה שקשורה לעולם של ציוד הגברה להשכרה. דברו אתנו כבר עכשיו כדי להבטיח לעצמכם עבודה בראש בטוח ושקט.

שיתוף ברשתות חברתיות: