אתה עוצם את העיניים ורואה את זה כבר בעיניי רוחך: חלל מרווח ונקי, כיסאות מפנקים, מזגן על הטמפרטורה האידיאלית. את יודעת שאת מלאת כריזמה והכי מקצוענית בתחום שלך. חשבת היטב איך זה הולך לזרום, בנית את ההרצאה הכי מרתקת שבנית אי פעם! בצד כיבוד קל, קפה לא רע ועל פניהם של החבר'ה שהגיעו להרצאה ניתן לראות בבירור שהם עוקבים, דרוכים ובעניין. הכל דיי מושלם בקיצור, אבל… מה זה? לא רואים כלום דרך המסך הגרוע הזה ובין רגע הקהל עובר פאזה ולא מפסיק לקטר, אפשר להבין אותם.
אז בואו ניקח רגע לדבר על מה יהפוך את ההרצאה שלכם להכי קרוב למושלמת שאפשר. החלק המקצועי והיכולות לרתק קהל – עליכם. הלוגיסטיקה וכל מה שמסביב – עלינו. מוכנים?
לוקיישן לוקיישן לוקיישן
הדבר הראשון לחשוב עליו הוא המיקום. זה צריך להיות מקום שנכון לקהל שלכם מבחינת אווירה, נוחות הגעה וחניה. טקטיקה אחת תהיה "ריגול תעשייתי" – לבדוק מה הקולגות מהתחום עושים. אם אתם נוהגים לנדוד בין מקומות משתנים כדאי להשתמש בגוגל וברשתות החברתיות כדי להיחשף למתחמים וחללים חדשים ומסקרנים. זכרו שהבחירה בחלל שבו תארחו תעיד דבר מה אודותיכם ואודות המותג שלכם. בחירה לארח הרצאה או סדנה בחלל עבודה משותף חדשני ואופנתי, למשל, תספר סיפור שונה מאשר הבחירה לשבת בספריה העירונית. חישבו מי אתם, מה הסיפור שאתם רוצים לספר ומי הקהל. שקללו את נתוני המהות יחד עם הנתונים הלוגיסטיים ותגיעו מהר מאד לבחירה.
טיימינג זה הכל
אם אתם רוצים לתת הרצאה "של מיליון דולר" אל תוותרו לעצמכם והגיע מוקדם יותר מהאחרים. עליכם לוודא שהחלל מאורגן בצורה נעימה ומזמינה, להתייחס למידת הניקיון, המיזוג, תקינות הרהיטים וסידורם בחלל, תאורה וכמובן תקינות טכנית של החיבורים ומכשירי החשמל ווידוא שכל מה שאתם צריכים זמין לכם במרחק הושטת יד או קליק במחשב.
כיבוד
סעיף אינדיבידואלי עד מאד שתלוי בתקציב, בסגנון והעדפה אישיים שלכם ושל הקהל שלכם, מגבלות הלוקיישן ועוד. שווה לתת את הדעת ולשקול בכובד ראש בחירה במקום שמציע אוכל ושתייה, האם זה מתאים? זו כבר בחירה שלכם. נסו לשים עצמכם בנעליהם של האורחים שלכם ולחשוב אתם מה הייתם שמחים לראות בהגיעכם להרצאה שלכם ומה יכול לתרום לאווירה שאתם שואפים ליצור.
ציוד
.."רואים אותי? שומעים אותי? 'חת 'חת…"
אתם רוצים להיות בטוחים שאת כל מה שיש לכם להגיד ישמעו ואת כל מה שיש לכם להראות – יראו.
השכירו ציוד שמותאם להרצאה בגודל הרלוונטי. ודאו שהציוד תקין לפני יום האירוע וביופ האירוע הגיעו, אמור, מוקדם יותר ובדקו את הציוד בלייב. לא אשפי הטכנולוגיה? זה לא הזמן לשינויים. בחרו בציוד קבוע שאתם רגילים אליו ומכירים.
לבוא "בטוב"
הפרמטר הכי חשוב באירוע, זה שיקבע האם האירוע יהיה הצלחה או כישלון, הוא בסוף, אתם. תוודאו שאתם מגיעים להרצאה שלכם שבעים, רוויים, חיוניים, בבגדים נוחים ובלי שומדבר שמציק לכם. כל הדברים הללו יאפשרו לכם לשרות בנחת בניגוד למצב הפוך שבו תצטרכו להשרות נחת על אחרים בעוד שאתם עצמכם באי-נחת. זה פחות עובד.
