ארגון כנס, במיוחד בפעם הראשונה עלול להיות מאתגר, משום שיש המון מה לעשות, המון דברים שצריך לזכור, על מנת שחו"ח לא תגלו במהלך כנס כי שכחתם להזמין תגי שם, לבדוק אם הקייטרינג מגיש גם מזון לבעלי בעיות בריאות מיוחדות (רגישות לגלוטן, אלרגיות וכד'), להזמין מוצרי פרסום וכן הלאה.
חמישה סעיפים עיקריים כשאתם מארגנים כנס
- קביעת התקציב – כל הפקת אירוע מתחילה בתקציב, משום שעל פיו יקום וייפול דבר. בניית התקציב צריכה להיות ריאליסטית ולכלול את כל הרכיבים שאתם מתכננים בכנס: המרצים (מי בתשלום ומי בחינם), שכירת המקום, השכרת מסך למקרן (במקרה של הרצאה או פרזנטציה המלווה בשקופיות), הקייטרינג, שכירת כוח האדם המנוסה שמלווה את הכנס (דיילי חניה, דיילי כנסים, ביתנים וכד'). מקובל שלא לסיים את התקציב עד האגורה האחרונה, אלא להותיר כ-15-20 אחוזים עודפים, כדי לא להיתקע במצב בו התקציב נגמר, אבל הכנס רחוק מלהיות מושלם.
- גיבוש קונספט ולו"ז מונחה מטרה – הכנס נערך כדי למלא צורך מסוים (יום עיון, כנס ספקים, כנס לקוחות, יום גיבוש וכד'), כך שהתכנים שבו והלו"ז שלו אמורים לעלות בקנה אחד עם הצורך. למי מיועד הכנס? האם הוא מיועד למוזמנים בלבד או בשיטת "+1"? האם הכנס בתשלום? מתי מתחיל הכנס, מתי הוא מסתיים? מי מרצה, מתי הוא מרצה? האם צריך הפסקה אחת או יותר? מתי תהיה ההפסקה, האם ההפסקה תהיה הפסקת קפה, תכלול ארוחה קלה או ארוחת צהריים מלאה? האם תהיה אתנחתה אמנותית או שיהיה זמן למינגלינג?
- רשימת המוזמנים/ המשתתפים – בחירת אמצעי הרישום ואישור ההשתתפות. האם ייגבו דמי קדימה? כיצד יישלחו החשבוניות למשלמים? כיצד יתבצע רישום המשתתפים? מהם אמצעי התשלום הנוחים לגביית התשלום? האם קיימים דמי ביטול? האם רישום ההופעה יתבצע ע"י אדם מטעמכם או דייל/ת כנסים? האם המעקב מתבצע באופן ממוחשב או באופן ידני? איזה סוג של תגיות שם להזמין והאם הן נשלחות למשתתפים או מחולקות בכניסה לאירוע?
- בחירת המיקום – ההחלטה האם לערוך את האירוע באולם/מתחם סגור, מקורה או תחת כיפת השמיים. בחירת מקום האירוע על פי נוחות הגעתם של המוזמנים, חניה זמינה, שעות עומס בתחבורה בדרכים אל האירוע וממנו, בדיקת הכמות המקסימאלית של המוזמנים המותרת במקום ואישורי בטיחות הנוספים.
- ביסוס קשרי ספקים – בחירה וסגירת החוזים עם כל אנשי המקצוע, האמנים והמרצים, השכרת מסכים, השכרת ציוד הגברה, פודיום, השכרת ביתנים, השכרת תאורה (במקרה והאירוע עשוי לגלוש לשעות החשכה).
לסיכום:
קשה מאד להרים כנס מתוקתק, במיוחד בפעם הראשונה שאתם מארגנים אחד כזה. נסו להיעזר באנשים נוספים שאתם יכולים לסמוך עליהם וקיימו צ'קליסט מטלות משותף (במסמך בגוגל דוקס, למשל). הקפידו לשוחח לפחות פעם ביום עם השותפים שלכם לפרויקט כדי להבין אם קיימים קשיים ולנסות למצוא פתרונות יצירתיים ככל האפשר. אל תדחו את הכל לרגע האחרון, היערכות נבונה ונכונה תגביר את סיכויי הכנס שלכם להצליח.
